La digitalisation est un accélérateur de l’innovation qui affecte tous les secteurs d’activité partout dans le monde. Madagascar avance petit-à-petit dans ce sens. Le secteur privé est le plus dynamique mais cela n’empêche pas l’administration publique de se lancer également. Pour ce mois de septembre par exemple, la nouvelle plateforme en ligne e-Hetra de la DGI a commencé à être opérationnelle. Pour KENTIA, ce nouveau système concerne surtout nos clients grands comptes. Il s’agit d’un portail de déclaration d’impôts qui permet en même temps de payer en ligne.
La plateforme est nouvelle. 3 sociétés ont été sélectionnées en octobre 2019 pour effectuer des tests d’utilisation. Leurs retours ont été encourageants. Pour nous, c’est une nouvelle expérience et nous souhaitons partager cela. Malgré que la plateforme soit totalement nouvelle, sa manipulation est assez simple et pratique. Le contenu se rapproche des anciennes étapes habituelles.
La DGI a déjà préparé deux Guides utilisateur pour accompagner l’utilisation et l’accès au système. Le premier comprend les informations nécessaires à l’Espace Connecté Adhérent e-Hetra. Le second concerne les étapes à suivre et autres informations nécessaires pour effectuer les déclarations.
Par rapport à nos clients, nous nous sommes occupés des déclarations des IRSA (Impôts sur les Revenus Salariaux). A partir de ce premier test, nous avons pu constater qu’à part les avantages courants de la digitalisation, ce nouveau système de la DGI permet de :
Gagner du temps : il est efficace du fait qu’il n’y a plus question de dépôt physique ou déplacement. Son utilisation évite les longues files interminables qui nécessitent parfois une journée entière de traitement. Les saisies prennent généralement 15 mn. Il suffit de maîtriser toutes les étapes.
Minimiser les risques d’erreur de déclaration : en effet, à chaque fausse manipulation, des notifications apparaissent pour informer l’erreur commise. La déclaration ne sera valide que si toutes les étapes soient bien traitées.
Enregistrer automatiquement les données déclarées : les informations sont sauvegardées au fur et à mesure que les données soient saisies. Elles subsistent aux coupures d’électricité ou de connexion.
Sécuriser les informations confidentielles : par rapport à notre cas, c’est la société cliente qui a créé le compte de la société dans la plateforme. Nous avons été ensuite invités en tant qu’utilisateur pour effectuer les déclarations des Impôts sur les Revenus SAlariaux (IRSA). En tant qu’utilisateur, nous avons notre propre mot de passe. Personne à part nous ne peut accéder ainsi aux données relatives aux salaires de la société. Nous seul pouvons accéder et modifier les données traitées. Dans un autre sens, nous n’avons pas accès aux autres informations comme la déclaration des TVA par exemple, puisque d’autres responsables de la société en ont accès. Bien que nous ne soyons pas un spécialiste d’évaluation des plateformes et des sécurités de données, nous constatons la confiance que ressentent nos clients à travers la sécurité de traitement des données en ligne.
L’ensemble de déclarations d’impôts et taxes se déroule selon un processus standard comprenant des étapes propres à chaque déclaration.
Pour une société souhaitant accéder au système, ci-après en gros les étapes à suivre afin de pouvoir effectuer une déclaration :
Présentation :
Elle permet de choisir la déclaration à traiter. Nous verrons dedans :
Le libellé de l’impôt et la période concernée : dès que nous entrons dans l’onglet déclaration à effectuer, ces derniers s’affichent automatiquement. Il n’y a plus lieu de changer quoi que ce soit (Exemple : IRSA-août).
Eventuellement les modèles à utiliser pour les pièces justificatives : Pour notre cas, il suffit de télécharger le formulaire standard de déclaration nommé « edi-annexe-irsa ». Seul ce type de fichier sera retenu lors de l’envoi des pièces jointes.
Un rappel des dernières déclarations effectuées par l’entreprise sur cet impôt.
Formulaire :
Il s’agit de saisir les données de l’impôt : nombre de salariés, montant salaire brut, retenu CNaPS, retenu OSIE, salaire imposable, montant net à payer des IRSA. Il correspond au formulaire papier et permet une saisie à la fois intuitive et orientée de l’impôt concerné
Calculs automatiques pour simplifier le travail des contribuables et ainsi pour vérifier les calculs préétablis : une fois les données saisies, le système refait un calcul automatique qui calculera l’impôt net à payer.
Contrôles de cohérence de saisie automatisée pour limiter les erreurs de saisie : il s’agit de comparer le calcul que nous avons fait et celui calculé par le logiciel de la DGI. Si c’est le même, nous pouvons avancer vers la prochaine étape. Sinon, vérifier l’erreur et soit modifier notre calcul soit re-saisir les données exactes.
C’est l’étape la plus importante. Il faut être très vigilant et rester concentré afin d’éviter les erreurs de saisie.
Pièces jointes :
Il s’agit de télécharger les fichiers de déclaration justifiant les détails. Le type de fichier doit être conforme à celui recommandé dans les indications.
Pour une première expérience, nous avons trouvé cette étape un peu difficile mais elle reste très enrichissante. Avec l’appui des responsables de la DGI, leur disponibilité à répondre à nos appels, nous avons pu finalement effectuer l’envoi des pièces jointes. Leurs consignes ont été fondamentales. Il s’agit de bien remplir le formulaire téléchargé de la première étape et de générer le fichier en XML (le fichier ne peut être générer qu’à partir de l’office 2013). Eviter de mettre vide les informations dans le fichier sinon la pièce jointe ne sera pas valide et ne sera pas ainsi importée dans la déclaration.
Annexes détaillées
Cette étape présente l’ensemble des données éventuellement chargées par le fichier EDI à l’étape précédente.
Elle permet ainsi de contrôler que les données transmises ont été correctement interprétées par la DGI.
Là encore, il faut bien vérifier et confronter l’annexe et le fichier joint.
Prévisualisation
Cette étape permet de consulter le récapitulatif de la déclaration avant transmission définitive des données.
Le système affiche :
Le formulaire saisi
La liste des pièces jointes ajoutées
Afin de finaliser la déclaration et la transmettre définitivement à la DGI, il est impératif de cliquer sur le bouton « Valider ».
Mais avant la validation, il est important de revérifier que le montant de la déclaration et ce de l’annexe sont identiques.Une fois validées, les informations entrées ne peuvent plus être modifiées.
Confirmation
L’écran de confirmation confirme la bonne réception de la télédéclaration par la DGI.
Il affiche notamment :
La date de transmission
L’heure de transmission
Adepte de la digitalisation, nous sommes ravis de cette avancée qui va, nous l’espérons, nous faire gagner du temps. Espérant que l’utilisation de la nouvelle technologie inspire et intéresse tous les secteurs d’activités et que tout un chacun puisse y trouver sa voie.
Quand le système sera bien stabilisé, la prochaine étape serait de pouvoir connecter directement nos systèmes de comptabilité avec la plateforme.